Przeglądasz archiwalną wersję 3 tego dokumentu.
Energio przetwarza Twoje dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.
1
Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest VMS ENERGIO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Boczkowie, pod adresem: ul. Skalmierzycka 78, 63-460 Boczków, Polska, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001238209, REGON: 544610600 (dalej: „Administrator"). Dane kontaktowe Administratora dostępne są także w zakładce „Kontakt" na stronie głównej serwisu.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym możesz skontaktować się pod adresem: [email protected]
2
Zakres zbieranych danych
Dane podawane podczas rejestracji:
- Imię i nazwisko lub nazwa firmy
- Adres e-mail i numer telefonu
- Adres zamieszkania lub siedziby
- NIP i REGON (dotyczy firm instalacyjnych)
- Hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej)
Dane generowane w trakcie korzystania z serwisu:
- Historia przesłanych rachunków za energię (pliki PDF, obrazy)
- Wyniki analiz i raporty energetyczne
- Historia spotkań i korespondencji z Instalatorami
- Adres IP i dane urządzenia (logi techniczne)
- Dane nawigacyjne i zdarzenia kliknięć (analytics)
Nie zbieramy danych szczególnej kategorii (danych wrażliwych) bez Twojej wyraźnej zgody.
3
Cele i podstawy przetwarzania
Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
- Świadczenie usług platformy i prowadzenie Konta
- Analiza rachunków energetycznych i generowanie raportów
- Pośrednictwo w kontakcie z Instalatorami
- Obsługa spotkań i korespondencji
Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
- Zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom
- Analityka i doskonalenie funkcji serwisu
- Marketing własnych usług (z możliwością sprzeciwu)
- Dochodzenie lub obrona roszczeń
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
- Przechowywanie dokumentacji dla celów podatkowych i rachunkowych
- Realizacja żądań uprawnionych organów państwowych
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
- Przesyłanie newslettera i komunikatów marketingowych
- Analityczne pliki cookies niebędące niezbędnymi
4
Prawa użytkownika (RODO)
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu — możesz zażądać kopii przetwarzanych danych osobowych.
- Prawo sprostowania — możesz poprawić nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne dane.
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") — możesz żądać usunięcia danych, gdy nie ma podstawy prawnej do ich przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz ograniczyć przetwarzanie w określonych sytuacjach.
- Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie.
- Prawo sprzeciwu — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
- Prawo cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na przetwarzanie przed cofnięciem.
- Prawo skargi do UODO — możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni.
5
Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które gwarantują odpowiedni poziom ochrony:
Podmioty przetwarzające (na podstawie umów powierzenia):
- Dostawcy infrastruktury chmurowej (hosting serwerów i baz danych)
- Dostawcy usług e-mail i komunikacji
- Narzędzia do analizy ruchu i zachowań użytkowników: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd / Google LLC, USA) i Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd / Microsoft Corp., USA) — wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika; transfer danych na podstawie SCC
- Systemy do obsługi płatności
- Dostawcy modeli AI do analizy rachunków
Instalatorzy zarejestrowani w serwisie:
W zakresie niezbędnym do realizacji spotkania lub przygotowania oferty — tylko dane kontaktowe i projekt energetyczny (bez hasła, bez danych płatniczych).
Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Nie udostępniamy danych na potrzeby profilowania reklamowego zewnętrznych podmiotów.
6
Przekazywanie danych poza EOG
Administrator co do zasady przetwarza dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku korzystania z dostawców spoza EOG (np. dostawców usług AI) Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia:
- Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską
- Umowy o przetwarzanie danych z certyfikowanymi dostawcami
- Mechanizm Data Privacy Framework (dla dostawców z USA)
8
Przetwarzanie AI i analiza rachunków
Energio wykorzystuje modele sztucznej inteligencji do analizy przesłanych rachunków energetycznych. Dane są przetwarzane w następujący sposób:
- Rachunki przesyłane do analizy są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania.
- Modele AI nie są trenowane na Twoich danych — dane służą wyłącznie do wnioskowania.
- Wyniki analizy (nie oryginalne rachunki) są udostępniane Instalatorom w ramach projektu.
- Możesz usunąć przesłane rachunki z Konta w dowolnym momencie.
Analiza rachunków przez AI ma charakter automatyczny, jednak nie podejmujemy na jej podstawie decyzji wywołujących skutki prawne bez udziału człowieka. Masz prawo do weryfikacji wyników przez naszego konsultanta.
9
Przetwarzanie danych w fazie Beta
W okresie trwania Programu Beta platformy Energio obowiązują dodatkowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych:
Dodatkowe dane zbierane w fazie Beta:
- Rozszerzone logi aktywności i interakcji z Platformą (w celu identyfikacji błędów i doskonalenia produktu).
- Zgłoszenia błędów, opinie i sugestie przekazane przez uczestników Programu Beta.
- Metryki wydajności i stabilności Platformy powiązane z sesjami użytkowników.
Zasady dotyczące danych w fazie Beta:
- Dane wprowadzone do Platformy w fazie Beta będą w miarę możliwości przeniesione do wersji produkcyjnej.
- W wyjątkowych sytuacjach technicznych może być konieczna migracja lub reorganizacja danych, o czym użytkownicy zostaną powiadomieni z wyprzedzeniem.
- Dane testowe wprowadzone przez Operatora na potrzeby rozwoju mogą zostać usunięte bez powiadomienia.
- Dodatkowe dane analityczne zbierane w fazie Beta będą usunięte lub zanonimizowane w ciągu 12 miesięcy od zakończenia Programu Beta.
Uczestnictwo w Programie Beta nie ogranicza praw użytkownika wynikających z RODO. Szczegółowe warunki uczestnictwa w Programie Beta określa odrębny dokument — Warunki Programu Beta.
10
Czas przechowywania
Dane przechowujemy przez okres zależny od celu przetwarzania:
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane Konta | Do usunięcia Konta + 30 dni bufor |
| Rachunki energetyczne | Do usunięcia przez użytkownika lub Konta |
| Historia spotkań | Do 3 lat od ostatniego spotkania |
| Dokumenty rozliczeniowe | 5 lat (wymóg prawa podatkowego) |
| Logi techniczne | 12 miesięcy |
| Dane po cofnięciu zgody | Usuwane niezwłocznie |
11
Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem:
- Szyfrowanie danych przesyłanych (TLS 1.3)
- Szyfrowanie danych przechowywanych w bazie (at-rest encryption)
- Hasła przechowywane wyłącznie jako bezpieczne hashe (bcrypt)
- Autoryzacja oparta na tokenach JWT z krótkim czasem życia
- Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne
- Kontrola dostępu do danych w oparciu o zasadę minimalnych uprawnień
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator powiadomi właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, a Ciebie — bez zbędnej zwłoki, jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw.
12
Kontakt w sprawach RODO
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji praw przysługujących Ci na mocy RODO, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych:
- E-mail IOD: [email protected]
- Temat wiadomości: prosimy podać „RODO — [opis sprawy]"
- Czas odpowiedzi: do 30 dni kalendarzowych od otrzymania żądania
- W uzasadnionych przypadkach termin może być przedłużony o kolejne 60 dni, o czym zostaniesz poinformowany.
Polityka prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy Cię drogą e-mail z odpowiednim wyprzedzeniem.