Przeglądasz aktualną wersję 5 tego dokumentu.
Energio przetwarza Twoje dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.
1
Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest VMS ENERGIO SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Boczkowie, pod adresem: ul. Skalmierzycka 78, 63-460 Boczków, Polska, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001238209, NIP: 6222873772, REGON: 544610600 (dalej: „Administrator"). Dane kontaktowe Administratora dostępne są także w zakładce „Kontakt" na stronie głównej serwisu.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym możesz skontaktować się pod adresem: [email protected]
2
Zakres zbieranych danych
Dane podawane podczas rejestracji:
- Imię i nazwisko lub nazwa firmy
- Adres e-mail i numer telefonu
- Adres zamieszkania lub siedziby
- NIP i REGON (dotyczy firm instalacyjnych)
- Hasło (przechowywane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej)
Dane generowane w trakcie korzystania z serwisu:
- Historia przesłanych rachunków za energię (pliki PDF, obrazy)
- Wyniki analiz i raporty energetyczne
- Historia spotkań i korespondencji z Instalatorami
- Adres IP i dane urządzenia (logi techniczne)
- Dane nawigacyjne i zdarzenia kliknięć (analytics)
- Pseudonimizowane identyfikatory reklamowe przekazywane systemom remarketingowym (wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe)
Nie zbieramy danych szczególnej kategorii (danych wrażliwych) bez Twojej wyraźnej zgody.
3
Cele i podstawy przetwarzania
Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
- Świadczenie usług platformy i prowadzenie Konta
- Analiza rachunków energetycznych i generowanie raportów
- Pośrednictwo w kontakcie z Instalatorami
- Obsługa spotkań i korespondencji
Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
- Zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom
- Analityka i doskonalenie funkcji serwisu
- Marketing własnych usług prowadzony bezpośrednio przez Administratora, np. newsletter do istniejących Klientów (z możliwością sprzeciwu)
- Dochodzenie lub obrona roszczeń
Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
- Przechowywanie dokumentacji dla celów podatkowych i rachunkowych
- Realizacja żądań uprawnionych organów państwowych
Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)
- Przesyłanie newslettera i komunikatów marketingowych
- Analityczne pliki cookies niebędące niezbędnymi
- Prowadzenie remarketingu i wyświetlanie spersonalizowanych reklam za pośrednictwem systemów reklamowych (Google Ads, Meta, TikTok, X) na podstawie plików cookies marketingowych
4
Prawa użytkownika (RODO)
Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:
- Prawo dostępu — możesz zażądać kopii przetwarzanych danych osobowych.
- Prawo sprostowania — możesz poprawić nieprawidłowe lub uzupełnić niekompletne dane.
- Prawo do usunięcia („prawo do bycia zapomnianym") — możesz żądać usunięcia danych, gdy nie ma podstawy prawnej do ich przetwarzania.
- Prawo do ograniczenia przetwarzania — możesz ograniczyć przetwarzanie w określonych sytuacjach.
- Prawo do przenoszenia danych — możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie.
- Prawo sprzeciwu — możesz sprzeciwić się przetwarzaniu na podstawie prawnie uzasadnionego interesu.
- Prawo cofnięcia zgody — w każdej chwili, bez wpływu na przetwarzanie przed cofnięciem; w tym zgody na cookies analityczne i marketingowe, którą możesz wycofać w każdej chwili w „Ustawieniach cookies" w stopce serwisu.
- Prawo skargi do UODO — możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Odpowiemy na Twoje żądanie w ciągu 30 dni.
5
Odbiorcy danych
Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które gwarantują odpowiedni poziom ochrony:
Podmioty przetwarzające (na podstawie umów powierzenia):
- Dostawcy infrastruktury chmurowej (hosting serwerów i baz danych)
- Dostawcy usług e-mail i komunikacji
- Narzędzia do analizy ruchu i zachowań użytkowników: Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd / Google LLC, USA) i Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd / Microsoft Corp., USA) — wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika; transfer danych na podstawie SCC
- Systemy do obsługi płatności
- Dostawcy modeli AI do analizy rachunków
Systemy reklamowe wykorzystywane do remarketingu:
Wyłącznie po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe, Twoje pseudonimizowane identyfikatory (np. zaszyfrowany adres e-mail, identyfikator cookie) mogą zostać przekazane następującym dostawcom systemów reklamowych w celu wyświetlania Ci spersonalizowanych reklam Energio również poza naszym serwisem:
- Google Ads (Google Ireland Ltd / Google LLC, USA)
- Meta (Meta Platforms Ireland Ltd / Meta Platforms, Inc., USA) — Facebook, Instagram
- TikTok (TikTok Technology Limited / TikTok Inc., USA)
- X / Twitter (Twitter International Unlimited Company / X Corp., USA)
Inferred: mechanizm techniczny (sygnały Google Consent Mode) jest już wdrożony, jednak na dzień publikacji tej polityki żaden piksel ani tag reklamowy tych dostawców nie jest jeszcze aktywny w serwisie — zostaną uruchomione wraz z wystartowaniem kampanii remarketingowych, o czym zaktualizujemy niniejszy dokument.
Instalatorzy zarejestrowani w serwisie:
W zakresie niezbędnym do realizacji spotkania lub przygotowania oferty — tylko dane kontaktowe i projekt energetyczny (bez hasła, bez danych płatniczych).
Nie sprzedajemy danych osobowych podmiotom trzecim. Dane przekazywane systemom reklamowym na potrzeby remarketingu ograniczają się do pseudonimizowanych identyfikatorów, odbywają się wyłącznie na podstawie Twojej zgody na cookies marketingowe i wyłącznie w celu wyświetlania reklam Energio — nie udostępniamy Twoich danych do celów profilowania reklamowego przez podmioty trzecie na ich własny użytek.
6
Przekazywanie danych poza EOG
Administrator co do zasady przetwarza dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG). W przypadku korzystania z dostawców spoza EOG (np. dostawców usług AI oraz systemów reklamowych wykorzystywanych do remarketingu) Administrator stosuje odpowiednie zabezpieczenia:
- Standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską
- Umowy o przetwarzanie danych z certyfikowanymi dostawcami
- Mechanizm Data Privacy Framework (dla dostawców z USA)
8
Przetwarzanie AI i analiza rachunków
Energio wykorzystuje modele sztucznej inteligencji do analizy przesłanych rachunków energetycznych. Dane są przetwarzane w następujący sposób:
- Rachunki przesyłane do analizy są szyfrowane podczas transmisji i przechowywania.
- Modele AI nie są trenowane na Twoich danych — dane służą wyłącznie do wnioskowania.
- Wyniki analizy (nie oryginalne rachunki) są udostępniane Instalatorom w ramach projektu.
- Możesz usunąć przesłane rachunki z Konta w dowolnym momencie.
Analiza rachunków przez AI ma charakter automatyczny, jednak nie podejmujemy na jej podstawie decyzji wywołujących skutki prawne bez udziału człowieka. Masz prawo do weryfikacji wyników przez naszego konsultanta.
9
Przetwarzanie danych w fazie Beta
W okresie trwania Programu Beta platformy Energio obowiązują dodatkowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych:
Dodatkowe dane zbierane w fazie Beta:
- Rozszerzone logi aktywności i interakcji z Platformą (w celu identyfikacji błędów i doskonalenia produktu).
- Zgłoszenia błędów, opinie i sugestie przekazane przez uczestników Programu Beta.
- Metryki wydajności i stabilności Platformy powiązane z sesjami użytkowników.
Zasady dotyczące danych w fazie Beta:
- Dane wprowadzone do Platformy w fazie Beta będą w miarę możliwości przeniesione do wersji produkcyjnej.
- W wyjątkowych sytuacjach technicznych może być konieczna migracja lub reorganizacja danych, o czym użytkownicy zostaną powiadomieni z wyprzedzeniem.
- Dane testowe wprowadzone przez Operatora na potrzeby rozwoju mogą zostać usunięte bez powiadomienia.
- Dodatkowe dane analityczne zbierane w fazie Beta będą usunięte lub zanonimizowane w ciągu 12 miesięcy od zakończenia Programu Beta.
Uczestnictwo w Programie Beta nie ogranicza praw użytkownika wynikających z RODO. Szczegółowe warunki uczestnictwa w Programie Beta określa odrębny dokument — Warunki Programu Beta.
10
Czas przechowywania
Dane przechowujemy przez okres zależny od celu przetwarzania:
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane Konta | Do usunięcia Konta + 30 dni bufor |
| Rachunki energetyczne | Do usunięcia przez użytkownika lub Konta |
| Historia spotkań | Do 3 lat od ostatniego spotkania |
| Dokumenty rozliczeniowe | 5 lat (wymóg prawa podatkowego) |
| Logi techniczne | 12 miesięcy |
| Dane w plikach cookies marketingowych (remarketing) | Do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej niż okres ważności danego pliku cookie — szczegóły w Polityce cookies |
| Dane po cofnięciu zgody | Usuwane niezwłocznie |
11
Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem:
- Szyfrowanie danych przesyłanych (TLS 1.3)
- Szyfrowanie danych przechowywanych w bazie (at-rest encryption)
- Hasła przechowywane wyłącznie jako bezpieczne hashe (bcrypt)
- Autoryzacja oparta na tokenach JWT z krótkim czasem życia
- Regularne audyty bezpieczeństwa i testy penetracyjne
- Kontrola dostępu do danych w oparciu o zasadę minimalnych uprawnień
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Administrator powiadomi właściwy organ nadzorczy w ciągu 72 godzin, a Ciebie — bez zbędnej zwłoki, jeśli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw.
12
Kontakt w sprawach RODO
We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych i realizacji praw przysługujących Ci na mocy RODO, skontaktuj się z naszym Inspektorem Ochrony Danych:
- E-mail IOD: [email protected]
- Temat wiadomości: prosimy podać „RODO — [opis sprawy]"
- Czas odpowiedzi: do 30 dni kalendarzowych od otrzymania żądania
- W uzasadnionych przypadkach termin może być przedłużony o kolejne 60 dni, o czym zostaniesz poinformowany.
Polityka prywatności może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy Cię drogą e-mail z odpowiednim wyprzedzeniem.